Finalização de Primeiros Passos e Agradecimentos

Nosso Blog no decorrer desses meses buscou postar passo a passo como organizar eventos acadêmicos de qualidade, com temas sempre pertinentes no que diz respeito a como montar um evento acadêmico, algumas de nossas postagens foram: programação, segurança, alimentação, público alvo, patrocínio,inscrições, entre outros.

Nosso propósito foi auxiliar quem busca proporcionar um evento de excelência para seus convidados, fornecendo informações, dicas e produtos de qualidade aos mesmos e com isso alcançarmos o reconhecimento perante a comunidade como o melhor espaço para se buscar respostas e direcionamento para as possíveis questões que apareçam no decorrer de um planejamento de eventos.

Esperamos que as postagens aqui encontradas tenham contribuído de alguma forma para que eventos fossem melhor elaborados. Desejamos com isso que os convidados do seu evento possam sentir-se satisfeitos e desejosos de uma segunda edição.

Contudo, agradecemos a todos que por aqui passaram, deixaram seus comentários, críticas e elogios. Esperamos ter contribuído de alguma forma para o sucesso na elaboração do seu evento. Bem como agradecemos nossa tutora Juliana Pedreschi Rodrigues pela oportunidade de aprendizado que este trabalho nos proporcionou.

Fechamento do Evento

O fechamento do evento consiste em elaborar o relatório final do evento. Avaliar seus pontos positivos e negativos. No relatório deve conter todas as informações detalhadas ao máximo, para o melhor entendimento de todos.

Nele deve conter, todos os palestrantes, gráficos com todas informações referente a inscrições, orçamento final do evento, todo material de divulgação utilizado e considerações finais. É muito importante que todas as informações, acertos e erros sejam descriminados no relatório final no intuito de deixar as próximas edições ainda melhores.

Brindes

Brindes é uma boa opção quando se quer ser lembrado pelos visitantes do seu evento. No caso dos eventos acadêmicos, o ideal é que o brinde seja um objeto útil e que contenha a sua marca, para que sirva de referência para futuras ações.

Há dois modos de ser dar brindes em eventos acadêmicos, o primeiro, é junto com o credenciamento, momento em que canetas e blocos de anotação são bem vindos. 

 

Outro momento é ao final do evento, como forma de confraternização e agradecimento pela visita. Nesse caso, se o seu evento for no começo do ano, por exemplo, pode-se dar uma agenda ou objetos de estudo. Pen-drives, canecas, calendários, squeezes e chaveiros também são boas opções.

Material do Dia.

Neste tópico trata sobre todo o material utilizado no dia evento a ser confeccionado pela organizadora de eventos. Você deve montar uma check list para não se esquecer de nada. É muito importante que todos os matérias sejam confeccionados com certa antecedência para que nada saia errado.

Tipos de materiais a serem utilizados:

- Crachás: Em alguns eventos eles são personalizados de acordo com o nome de cada evento, contendo o nome do evento, data, local, nome do participante, estado ou país e até mesmo a empresa da pessoa dependendo do tipo de evento. Eles também são separados de acordo com as categorias dos inscritos. Além disso, palestrantes, comissão organizadora, imprensa também devem usar as credenciais.

- Certificados: Os certificados devem conter o nome do evento, data, nome do participante, carga horária, e tudo o que de importante no evento. Em alguns eventos eles são entregues logo no começo, junto com a credencial, em outros é necessário cumprir parte da carga horária.

- Lista de Presença

- Caixa Mágica: Nele deve conter materiais de escritório que são usados durante o evento, como folha sulfite, grampeador, tesoura e etc.

Todos esses materiais também devem estar em branco ou que possa ser confeccionado na hora, pois em muitos eventos há inscrições no local.

Segurança em um evento

Ao escolher uma equipe de segurança, é fundamental checar as referências dos profissionais que serão contratados, de modo a evitar possíveis transtornos. O ideal é sempre recorrer a pessoas que tenham experiência na área e com boas recomendações.

Certifique-se de que a equipe que fará a segurança do evento esteja devidamente preparada para lidar com o público-alvo. Além disso, os profissionais devem saber exatamente como se portar diante das mais adversas situações, agindo conforme as instruções passadas sempre respeitando as normas de cada evento.
Outro fator importante a ser levado em conta é a quantidade. O número de seguranças depende da capacidade do local em que o evento acontecerá e também de quanto o cliente pode pagar. Há quem prefira diminuir o número de seguranças para investir em outros detalhes, como alimentação ou decoração. Todavia, cada ambiente exige um número mínimo de seguranças para garantir a proteção de todos, e esse número deve sempre ser respeitado.

A segurança também consiste em vários detalhes, como a infraestrutura do local escolhido. Sua empresa não pode permitir que o evento ocorra em um lugar que não tenha capacidade para comportar o número de pessoas estimadas ou que o espaço funcione irregularmente devido a falhas na parte elétrica, na arquitetura do local ou qualquer outro problema que coloque em risco a vida das pessoas.

O transporte de pessoas e equipamentos também deve ser considerado para garantir a segurança. Se determinado evento precisa que os convidados sejam transportados até o local, sua empresa deve assegurar que esse deslocamento aconteça tranquilamente. Para tanto, é preciso verificar se o meios de transporte possuem autorização e estrutura para circular.

Por sua vez, o transporte de equipamentos que serão utilizados no evento deve levar em conta o tipo de item e ainda a quantidade que será utilizada. Assim sendo, o planejamento do evento não pode deixar esses fatores de lado, afinal, qualquer deslize pode comprometer o sucesso do evento.
Na hora de escolher os profissionais e fornecedores para garantir a segurança de um evento, nem pense em colocar a qualidade abaixo do preço. Por mais que seja tentador pagar menos, algumas vezes valores menores estão ligados a baixa qualidade. Desse modo, é fundamental saber se a qualidade do serviço não é inferior ao que você precisa.

Geralmente, um homem enorme e forte com cara de mal é a primeira imagem que se tem ao pensar em um segurança. No entanto, essa caricatura não é mais regra, pois o que deve ser priorizado é a capacidade e o treinamento do profissional, que deve estar preparado não só para situações como a remoção de pessoas à força, mas também para fornecer informações para quem chega ao local, entre outras funções. Há até casos em que os seguranças podem auxiliar em primeiros socorros, se alguém desmaiar no evento, por exemplo.
Se ele não tiver a preparação adequada para agir no evento, todos os convidados estarão correndo riscos. O mesmo vale para empresas que não contratam a quantidade necessária para dar conta de determinado evento, que pode acabar numa tragédia, principalmente se for um evento de grande porte, como shows com um público enorme.

Uma boa equipe de seguranças deve estar preparada para atuar sob várias circunstâncias. Além disso, os profissionais responsáveis pela segurança de um evento não podem partir para a agressão física ou até verbal diante de imprevistos. Independente do motivo, agressões podem sair do controle e podem resultar em processos para a sua empresa e para o cliente. Por isso, o treinamento dos seguranças é imprescindível, de modo que eles saibam como agir civilizadamente e sem exageros, mesmo quando houver alguém descontrolado e que ameace os outros participantes do evento. Dependendo da situação, uma atitude equivocada de um segurança pode aumentar ainda mais a confusão, ao invés de minimizar os danos causados por brigas e outros contratempos.

Outra prática que ainda acontece em diversos eventos é o encaminhamento de pessoas que perturbam o evento para um ponto sem fiscalização, para que os seguranças possam “dar uma lição” nelas. Sua empresa não pode admitir esse tipo de comportamento, pois um segurança deve separar brigas sem abusar da sua autoridade, logo, não cabe a ele agredir os convidados ou eventuais penetras.

Aprendendo com os erros

O ideal é que se pense em tudo o que pode acontecer ainda no planejamento o evento. Ter o cuidado de prevenir possíveis problemas ou adotar medidas que minimizem as chances de erro.

Ainda assim é possível que algo saia do controle, e é nesse momento que se deve ter agilidade e organização, para que: primeiro, os convidados não percebam o problema ou não sejam afetados por este; segundo, haja uma pessoa ou equipe a par do assunto para adotar o mais rápido possível alguma medida; terceiro, comunicação entre todos os organizadores para possíveis explicações ou justificativas.

Mesmo tomando todas as precauções acima, ainda é possível que algo passe despercebido, e é nesse momento que a Avaliação do Evento é a ferramenta perfeita. Pois além de mapear os gostos do seu participante, você vai muitas vezes saber se a forma de resolver problemas foi efetivamente eficaz e, principalmente, saberá de alguns problemas que a organização se quer notou.

Os formulários podem ser padrão ou personalizado para o seu evento. No segundo caso, deve-se especificar cada atividade ou ponto do seu evento a fim de ter um mapa mais detalhado.

O principal objetivo dessas avaliações, além de ter um feedback dos participantes, é consertar os erros para uma possível edição do evento ou mesmo próximo eventos que a empresa/pessoa realize. Pois imagine que alguém que participou do seu evento e apontou alguns erros decida participar de um futuro evento. Essa pessoa vai esperar que, no mínimo, os erros já cometidos não se repitam.

Portanto, minimize os seus erros, e aprenda com eles para melhor cada vez mais o padrão do seu evento.